Votre entreprise vous a confié l’organisation d’une convention/ séminaire/ roadshow, etc. et vous avez lancé un appel d’offres afin de dénicher la meilleure agence? Trancher sur la meilleure agence n’est pas aisé, car il nécessite un long processus à respecter. Ces quelques lignes représentent des conseils pratiques afin de retenir le meilleur prestataire pour votre événement, celui qui deviendra votre fidèle partenaire.
Définissez vos attentes
Dans un premier lieu faites en sorte d’identifier vos besoins et vos attentes, c’est primordial! Ensuite vous entrez dans la phase de présélection, là vous avez à retenir les agences ayant répondu à vos contraintes et qui correspondent à votre budget. Dans cette phase de présélection, vous devez choisir l’agence dont l’offre est la plus originale et la plus innovante. Choisissez les agences qui mettent à votre disposition les ressources adéquates pour votre événement. Ensuite, faites des recherches sur leurs précédents contrats, avec qui ils ont traité auparavant? Quelle est sa notoriété dans votre domaine d’activité? D’ailleurs leurs sites web restent consultables, toujours dans cette quête de crédibilité de l’agence.
Mettez en compétition les candidats dans la phase de consultation
Briefing des agences
Suite à cette phase de présélection, vous allez maintenant réunir les prestataires retenus pour la prochaine phase: la phase de consultation, c’est une occasion pour vous de leur présenter votre cahier des charges et leur faire part de vos exigences. Les détails sur l’événement sont communiqués durant cette phase de consultation: la date, le lieu, le public cible; le budget, le mobilier évènementiel Strasbourg, etc. Ces informations se doivent d’être précises, validées en interne et budgétisées pour que le sous-traitant puisse avoir une idée précise sur l’événement.
Les agences concurrentes ont maintenant toutes les cartes en mains afin de pouvoir proposer la meilleure offre, toutefois, soyez attentif aux diverses questions qu’ils pourront vous adresser, il y a pas de place pour un mal entendu dans une telle organisation.
Évaluation des propositions
Afin d’évaluer la meilleure agence, vous pouvez mettre en place un canevas sur la base de leur compréhension de la problématique, la pertinence de leurs réponses, leur originalité, leurs tarifs, la qualité de leurs documents, etc. Autant de critères de sélection que vous pouvez utiliser pour sélectionner le meilleur candidat.
Certains annonceurs choisissent de faire leur sélection en deux phases distinctes, une première phase afin d’éliminer au préalable les agences informelles ou encore hors budget pour laisser place au second tour au cours duquel vous pouvez affiner les propositions des agences retenues.
Faites votre choix final !
Quelle agence vous a marqué le plus? Laquelle a proposé les concepts les plus originaux et les plus adaptés en termes d’activités, de lieu et de destination? La confiance mutuelle est de mise dans le cadre d’une organisation d’événement comme le vôtre, penchez pour l’interlocuteur avec qui vous vous sentez le plus rassuré.
