La digitalisation en entreprise est devenue incontournable, en particulier pour simplifier tout le cycle de vie des documents et réduire les coûts qui y sont liés. Cependant, tout avantage ayant ses inconvénients, se pose alors le problème de la sécurisation de ces documents.
Les risques de la digitalisation des documents d’entreprise
Les risques liés à la digitalisation des documents d’entreprise vont être de plusieurs ordres.
On pense, bien sûr, au vol de données qui peut se faire avec une simple clé USB et au piratage. Les hackers sont d’ailleurs toujours plus habiles, mais, heureusement, certains d’entre eux travaillent à la sécurisation pour contrer les cyberattaques.
Il existe aussi d’autres risques comme la fraude, l’altération ou encore la modification qu’elle soit accidentelle ou malveillante.
Dans tous les cas, cela va avoir de graves conséquences comme une perte d’argent, la détérioration des relations avec les partenaires et peuvent jouer sur la notoriété.
Les documents à sécuriser
Vous vous demandez peut-être quels sont les documents à sécuriser. Les contrats d’entreprise et les documents comptables sont les premiers qui viennent à l’esprit, cependant, cela concerne en fait la quasi-totalité des documents d’entreprise. Et ce, d’autant plus qu’avec l’extranet et l’internet, ils peuvent être accessibles par n’importe quelle personne mal intentionnée si le système d’information n’est pas bien protégé.
Les outils de sécurisation
Il existe plusieurs outils qui permettent de sécuriser les documents sensibles dont notamment :
• L’horodatage électronique
Ce procédé est utilisé par les notaires pour authentifier les actes notariés et permet d’empêcher toute modification ou falsification des documents. Il permet aussi de prouver l’authenticité du document et lui donne une valeur juridique.
• La signature électronique
La signature électronique peut se faire en présentiel, sur tablette, ou à distance, avec authentification du ou des signataires par code envoyé par SMS. C’est un excellent moyen de sécuriser tous types de contrats et également de raccourcir les délais de signature de contrat.
• L’archivage électronique
L’archivage électronique consiste en un stockage automatique qui peut se faire en trois endroits distincts. Sur un serveur au sein de l’entreprise et sur deux serveurs dans le cloud. Dans ce cas, les deux serveurs du cloud doivent être reconnus et habilités par le gouvernement et, pour ce, doivent être implantés en France et gérés par des sociétés françaises. Les données sont dans ce cas sécurisées puisqu’elles ne seront uniquement accessibles qu’après authentification du demandeur.
